○室戸市立学校文書管理規程
令和6年3月21日
教委訓令第2号
(目的)
第1条 この規程は、室戸市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、校務の効率的な運営及び文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 文書 学校の教職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、学校の教職員が組織的に用いるものとして、学校が保有しているものをいう。
(2) 受信文書・発信文書 学校名又は校長名で収受又は発送する文書をいう。
(3) 電子署名 電子文書(市町村立学校校務支援システムの文書収受機能(以下「文書収受システム」という。)により記録された文書をいう。)に対して付与される署名をいう。
(4) 電子起案 文書収受システムに事案の内容その他の所要事項を入力し、電子決裁(その権限に属する事務について、電子文書により最終的に意思決定をすることをいう。)を受けるための起案をいう。
(文書管理の原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、校務が効率的に処理されるようにしなければならない。
(文書管理者及び文書取扱主任)
第4条 学校に文書管理者(以下「管理者」という。)及び文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。
2 管理者は校長をもって充て、取扱主任は事務職員をもって充てる。事務職員が未配置の学校にあっては、管理者が取扱主任を指名する。
3 管理者は、文書の総括的な管理を行う。
4 取扱主任は、管理者を補佐し、次の各号に掲げる文書の管理に関する総括的な事務を行うものとする。
(1) 文書の管理の指導及び改善に関すること。
(2) 文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書収受システムに関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の管理に関し必要なこと。
(受信文書の取扱い)
第5条 管理者又は取扱主任は、学校に到達した文書を収受したときは、次の各号に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。
(1) 文書収受システムにより収受した文書は、文書収受システムの受付簿に登録する。
(3) 受付した文書は、室戸市立小中学校用文書分類の手引き(令和4年5月10日制定)に定める文書分類表(以下「文書分類表」という。)により分類するものとする。ただし、文書収受システムにより収受した文書は、この限りでない。
2 管理者は収受した文書を速やかに閲覧し、自ら処理するものを除き、取扱主任に処理させなければならない。
(起案)
第6条 起案は、起案する者(以下「起案者」という。)が電子起案の方法により行うものとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 起案用紙(別記様式第3号)を用いて行うもの
(2) 定例又は軽易な事案に関するもの
(3) 閲覧にとどめるもの
(4) 処理の形式に関し別に定めのあるもの
(5) その他別に定めるもの
2 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び経過を明らかにする資料を添えなければならない。
3 起案文書は、管理者の決裁を受けなければならない。
(公印、契印及び割印)
第7条 決裁を受けた文書は、管理者の承認を受けた上で、公印を押し、発送又は施行の手続きをしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略するものとする。
(1) 各学校相互に交わす文書(特に重要な文書を除く。)
(2) 権利義務に関係のない文書(挨拶状等)
(3) 資料送付、会議等の通知、照会及び回答文(特に重要な文書を除く。)
2 前項の規定にかかわらず、指導要録については、市町村立学校校務支援システムで印影画像登録を行った上、電子署名(電子文書に対して付与される署名をいう。)の方法をもって押印に代えることができる。
(発信文書の取扱い)
第8条 起案者は、次に掲げるところにより文書を発送するものとする。
(1) 文書の発送は、文書収受システム、使送、郵送、ファクシミリ及び電子メール等の方法により行う。
(2) 発信文書のうち、電子起案により決裁された文書は文書収受システムにて保存し、起案用紙により決裁された文書は文書分類表により簿冊で保存する。
(公簿)
第9条 公簿は、法令その他の規程の定めに従って処理しなければならない。
(整理)
第10条 文書は、文書分類表に基づき簿冊及び文書収受システムで保存し、その所在箇所及び処理状況を明らかにするとともに、情報の漏えい防止等適切に取り扱わなければならない。
2 文書分類表に定めた文書については、文書目録(別記様式第4号)を作成する。ただし、軽易な文書は除く。
(保存)
第11条 文書の保存年限は、文書分類表のとおりとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が完成するまでの間、証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令で定められた保存期間又は時効期間を保存年限とする。
3 保存簿冊については、簿冊保存(廃棄)目録(別記様式第5号)を作成する。
4 保存年限は、文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
5 内容が極めて軽易な文書で保存の必要のないものは、第1項の規定にかかわらず文書の処理完結後直ちに廃棄することができる。
(廃棄)
第12条 保存年限を経過した文書は、管理者と取扱主任で十分協議のうえ、確実に廃棄する。
2 保存年限を経過した簿冊を廃棄した場合は、簿冊保存(廃棄)目録(別記様式第5号)を作成する。ただし、文書収受システムで収受及び起案をした文書については、当該文書名等を記載した廃棄済み文書一覧表をもって代えることができる。
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し、必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年教委訓令第3号)
この訓令は、令和6年6月21日から施行する。
