○室戸市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
平成29年7月1日
訓令第13号
室戸市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程(平成27年訓令第22号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 特定個人情報の管理体制等(第5条―第12条)
第3章 教育研修(第13条)
第4章 職員の責務(第14条)
第5章 特定個人情報等の適切な取扱い(第15条―第27条)
第6章 情報システム上における安全の確保等(第28条―第43条)
第7章 管理区画の安全管理(第44条・第45条)
第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等(第46条・第47条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第48条・第49条)
第10章 監査及び点検の実施(第50条―第52条)
第11章 補則(第53条)
附則
第1章 総則
(総則)
第1条 この規程は、室戸市特定個人情報等安全管理基本方針(平成29年7月1日)に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(適用の範囲)
第2条 市の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイル等の取扱いは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、室戸市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号)及びこの規程の定めるところによる。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、室戸市個人情報の保護に関する法律施行条例第2条第2項及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(実施機関)
第4条 本管理規程が適用される実施機関は、特定個人情報等を取り扱う実施機関(市長(水道事業管理者の職務を行う市長を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び消防長)及び議会に適用する。
第2章 特定個人情報の管理体制等
(総括保護管理者)
第5条 市長は、実施機関における保有特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長の職にある者をもって充てる。
(情報統括管理者)
第6条 市長は、総括保護管理者を補佐し、実施機関における保有特定個人情報等の管理に関する事務を統括するため、情報統括管理者を置く。
2 情報統括管理者は、総務課長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者及び保護担当者)
第7条 特定個人情報を取り扱う各所属に、保護管理者を置き、必要がある場合は、保護担当者を置くことができる。
2 保護管理者は、各所属の課長級の職にある者をもって充てる。
3 保護管理者は、各所属における特定個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
4 特定個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、情報システム管理者と連携して、その任に当たる。
5 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定するとともに、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行う。
6 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
7 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
8 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課における保有特定個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(特定個人情報の重要性レベル)
第8条 総括保護管理者は、室戸市情報セキュリティポリシー情報のセキュリティ対策基準(以下「情報セキュリティ対策基準」という。)に従って、情報を分類し、情報統括管理者及び保護管理者は、その分類により管理を行う。
(情報システム管理者)
第9条 市長は、庁内ネットワーク及び情報システムにおける情報セキュリティについて管理するため、情報システム管理者を置く。
2 情報システム管理者は、まちづくり推進課長をもって充てる。
(情報システム担当者)
第10条 情報システム管理者が指名する者を、情報システム担当者とする。
2 情報システム担当者は、情報システム管理者の指示等に従い、情報システムの開発、設定の変更、運用、更新等の作業を行う。
(監査責任者)
第11条 市長は、保有特定個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、市民課長をもって充てる。
(厳正な対処)
第12条 市は、特定個人情報の取扱いに関し、法令又は内部規程等に違反した職員に対し、法令又は内部規程等に基づき厳正に対処する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第13条 教育責任者は、情報統括管理者が兼務する。
2 教育責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
3 教育責任者は、特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
4 教育責任者は、保護管理者に対し、現場における特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
5 保護管理者は、当該課室等の事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、教育責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第14条 事務取扱担当者は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、情報統括管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに保護管理者に報告しなければならない。
第5章 特定個人情報等の適切な取扱い
(アクセス制限)
第15条 保護管理者は、特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の事務取扱担当者に限定し、情報システム管理者に対してアクセス権限の設定を依頼するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、事務取扱担当者になりすます等不正な手段を用いて、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 保護管理者は、アクセス制限を事務取扱担当者個人単位で管理し、特定個人情報等取扱事務においてID(identificationの略、以下同じ。)の共用をさせてはならない。
4 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第16条 事務取扱担当者は、業務上の目的以外の目的で、又は業務手順に定められた場合以外で、電磁的方法(電子的方法、磁気的方法その他の人の知覚によって認識することができない方法をいう。)その他いかなる方法を用いても特定個人情報等を複製してはならない。
2 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うこととする。
(1) 特定個人情報の複製
(2) 特定個人情報の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む。)の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第17条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、遅滞なく保護管理者に報告しその指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第18条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む。)を定められた場所に施錠保管(鍵の管理は、事務取扱担当者が行う。)するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管を行うものとする。
(廃棄等)
第19条 事務取扱担当者は、特定個人情報等及び特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているもの及び紙媒体を含む。)が不要となった場合には、情報統括管理者の承認を得た上で、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該特定個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 当該情報の削除又は当該媒体の廃棄をした場合には、その記録を保存するものとし、また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて証明書等により確認するものとする。
3 保護管理者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)を廃棄した際には、特定個人情報等の廃棄記録を作成するとともに、その記録を7年間保管するものとする。
(特定個人情報の取扱状況の記録)
第20条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するために特定個人情報管理台帳等を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について、次の各号に掲げる項目その他必要な事項を記録しなければならない。
(1) 特定個人情報(番号利用事務)の名称
(2) 特定個人情報ファイルの種類、名称
(3) 取扱部署名、事務取扱担当者の役職、氏名
(4) 利用目的
(5) アクセス権を有する者の事務取扱担当者の役職、氏名
(6) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(7) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
2 台帳等の記録は随時改訂し、旧台帳については3年間保管するものとする。
(個人番号の利用の制限)
第21条 保護管理者は、個人番号の利用に当たっては、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき条例で定めた事務を含む。)に限定しなければならない。
(個人番号の提供の求めの制限)
第22条 事務取扱担当者等は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第23条 事務取扱担当者等は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第24条 事務取扱担当者等は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(管理区域)
第25条 保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
(取扱区域)
第26条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、事務取扱担当者以外の職員及び外部からの来庁者による特定個人情報の漏えい等の発生を防止するための設備等を設置するものとする。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第27条 保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、電子媒体及び書類等の庁舎内の移動等において、紛失・盗難等に留意するとともに、適切な安全管理措置を講じなければならない。
第6章 情報システム上における安全の確保等
(アクセス制御)
第28条 保護管理者は、特定個人情報の事務取扱担当者について、IDによる識別、パスワード等(パスワード、生体情報等をいう。以下同じ。)による認証を行う機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御を行うために、情報システム管理者に対して事務取扱担当者の情報システムへのログインの認証とアクセス権限の設定を依頼するものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる目的で、室戸市情報セキュリティポリシーの情報セキュリティ対策基準(以下「情報セキュリティ対策基準」という。)に基づき、情報システム管理者の指示にしたがって、ID及びパスワード等の管理が徹底されるよう事務取扱担当者を指導監督するほか、パスワード等の読取防止等を行うために必要な設備等を設置しなければならない。
3 アクセス権限を有する事務取扱担当者は、情報セキュリティ対策基準に基づき、保護管理者の指示にしたがって、ID及びパスワードを取り扱うものとする。
4 アクセス権限を有する事務取扱担当者は、6カ月毎にパスワードの変更を行わなければならない。ただし、パスワードの漏えい等が疑われる場合は、遅滞なくパスワードを変更しなければならない。
5 保護管理者は、業務上必要がなくなった場合は、遅滞なくアクセス権限を抹消するよう、情報システム管理者に依頼しなければならない。
6 保護管理者は、事務取扱担当者のアクセス権限の付与状況をアクセス権限表等で管理し、人事異動や課内での担当変更等に即時に対応できるよう適時見直しを行わなければならない。
(アクセス記録)
第29条 保護管理者は、情報システム管理者に対して、特定個人情報ファイル等のアクセス記録を3年間保管するよう依頼するとともに、当該保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録を抽出する機能の提供及び当該保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録を参照する権限の付与を依頼するものとする。
2 保護管理者は、情報システム管理者に対して、当該保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録について、改ざん、窃取又は不正な削除の防止が適切になされているかを確認し、必要に応じて報告を求めることができる。
(アクセス状況の監視)
第30条 保護管理者は、情報システム管理者に対して、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の特定個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の提供を求め、当該機能の定期的確認を行うこととする。
2 保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のために、当該保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録をもとに特定個人情報等へのアクセス状況を月に1回又は随時に分析するものとする。
(管理者権限の設定)
第31条 保護管理者は、情報システム管理者に対して、管理者権限等の特権を付与されたIDを利用する者を必要最小限にし、当該IDのパスワードの漏えい等が発生しないよう、当該ID及びパスワードを厳重に管理することを求め、その状況の報告を受けなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止等)
第32条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、情報システム管理者に対して、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等をインターネット等の外部のネットワークに接続しないほか必要に応じてファイアウォールの設定による経路制御を行う等の措置を依頼しなければならない。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第33条 保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
2 保護管理者は、情報システム管理者によって、情報セキュリティ対策基準の規程が厳格に運用されていることを確認し、必要に応じて情報システム管理者から報告を受けるものとする。
(情報システムにおける特定個人情報の処理)
第34条 事務取扱担当者は、特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は、当該特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第35条 保護管理者は、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、デジタルカメラ、ICレコーダ、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の次条により限定する特定個人情報等を処理する端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)し、事務取扱担当者及びその他の職員を指導・監督しなければならない。
(端末の限定)
第36条 保護管理者は、特定個人情報等の処理を行う端末を限定し、情報システム管理者に対して、端末へのソフトウェアの導入、端末の認証等の設定を依頼するものとする。
2 保護管理者は、事務取扱担当者以外の職員が特定個人情報等の処理を行う端末を操作しないよう指導・監督しなければならない。
(端末の盗難防止等)
第37条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、事務取扱担当者に端末の固定、不在時の執務室の施錠を行わせるとともに、執務室の鍵の管理を行うものとする。
(端末の外部持ち出し等)
第38条 事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、第36条により限定された特定個人情報等を処理する端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第39条 事務取扱担当者は、第36条により限定された特定個人情報等を処理する端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行い、又は離席時に端末をロックしなければならない。
2 保護管理者は、第36条により限定された特定個人情報等を処理する端末の画面が第三者に窃視されることがないよう、覗きこみを防止するための設備を設置するものとする。
(入力情報の照合等)
第40条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行わなければならない。
(バックアップ)
第41条 保護管理者は、特定個人情報のバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、情報セキュリティ対策基準に従い、特定個人情報ファイルのバックアップの実施状況を把握し必要に応じて、情報システム管理者に対して報告を求めるものとする。
(情報システム開発、導入、保守、廃棄等)
第42条 特定個人情報に係る情報システムの調達、開発、導入、保守、廃棄等にあたっては、情報セキュリティ対策基準に従うものとする。
2 保護管理者は、特定個人情報に係る情報システムの開発、導入、保守、廃棄等の作業を担当する職員が特定個人情報の閲覧、複製その他の操作を行う場合には、当該担当者を事務取扱担当者として指定し、行うことのできる操作の範囲、操作することのできる特定個人情報の範囲を限定し、漏えい、滅失、毀損等の事故がないよう指導・監督するとともに、指導・監督に際しては、情報システム管理者に必要かつ十分な協力をするよう依頼するものとする。
3 保護管理者は、特定個人情報に係る情報システムの開発、導入、保守、廃棄等の作業を委託する事業者が特定個人情報の閲覧、複製その他の操作を行う場合には、当該事業者を特定個人情報取扱事務の委託先とし、「第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等」を適用して、当該委託先を監督するとともに、監督に際しては、情報システム管理者に必要かつ十分な協力をするよう依頼するものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第43条 特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書は、委託先保管とする。
2 保護管理者は、委託先保管状況等に関して、市と同等の安全管理措置が図られるよう、適切な監督を行わなければならない。
第7章 管理区画の安全管理
(入退管理)
第44条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務室、基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「管理区画」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、前項に規定する措置と同様の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、管理区画の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、管理区画及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(区画の管理)
第45条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区画に施錠装置等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、災害等に備え、管理区画に、耐震、防火、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等
(特定個人情報の提供)
第46条 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報を照会及び提供した場合、番号法に則り、以下の各号に掲げる事項を記録し、当該記録を7年間保存するものとする。
(1) 情報照会者及び情報提供者の名称
(2) 提供の求めの日時及び提供があったときはその日時
(3) 特定個人情報の項目
(4) 前3号に掲げるもののほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に規定する個人番号、個人番号カード、特定個人情報の提供等に関する命令(平成26年総務省令第85号)第47条第1項各号に掲げる事項
(業務の委託等)
第47条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認し、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。
2 委託先の選定には、「委託先審査票」を用い業務担当者が諸条件を調査、検討のうえ、審査結果を保護管理者に届け出、承認を得るものとする。
3 業務の委託に係わる契約書案の作成は、原則として事務所管課が行う。
4 個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場合には、次の各号に掲げる事項を含む契約書を締結しなければならない。
(1) 秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託における条件
(5) 情報漏えい等の事案が発生した場合の委託先の責任
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(8) 従業者に対する監督及び教育
(9) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(10) 市が必要があると認めるとき、委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
5 特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
6 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
8 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上、再委託の諾否を判断するものとする。
9 特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第48条 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置は、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、情報統括管理者及び総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに情報統括管理者及び総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第49条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 取り扱う特定個人情報(委託を受けた者が取り扱うものを含む。以下同じ。)について、漏えい事案その他の番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案が発覚した場合には、次の各号に掲げる事項について、総括保護管理者は、必要な措置を講ずる。
(1) 組織内における報告及び被害の拡大防止 責任ある立場の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を防止する。
(2) 事実関係の調査及び原因の究明 事実関係を調査し、番号法に違反している事案又は番号法に違反するおそれのある事案が把握できた場合には、その原因の究明を行う。
(3) 影響範囲の特定 前号に規定する措置により把握した事実関係による影響の範囲を特定する。
(4) 再発防止策の検討及び実施 第2号に規定する措置により究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
(5) 影響を受ける可能性のある本人への連絡等 事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係等について、速やかに本人に連絡し、又は本人が容易に知り得る状態に置く。
(6) 事実関係、再発防止策等の公表 事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表する。
(7) 個人情報保護委員会への報告 市は、番号法に違反している事案又は番号法に違反するおそれのある事案を把握した場合には、事実関係及び再発防止策等について、速やかに個人情報保護委員会に報告し、実施機関は、重大事態に該当する事案又はそのおそれのある事案が発覚した時点で、直ちにその旨を個人情報保護委員会に報告する。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第50条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、毎年1回又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を情報統括管理者に報告するものとする。
(点検)
第51条 保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、3カ月に1回又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を情報統括管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第52条 総括保護管理者、情報統括管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第11章 補則
第53条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成29年7月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第25号)
この訓令は、令和2年7月2日から施行する。
附則(令和3年訓令第12号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第2号)
この訓令は、令和4年2月18日から施行する。
附則(令和5年訓令第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日(令和5年4月1日)から施行する。
附則(令和5年訓令第9号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。