○電子計算処理を委託する場合におけるデータ保護取扱要領

昭和59年3月30日

訓令第1号

(目的)

第1条 この要領は、室戸市が電子計算処理(以下「電算処理」という。)を外部に委託する場合において、データ保護の的確な管理運営を図るため必要な事項を定めることを目的とする。

(対象とするデータ)

第2条 この要領において対象とするデータは、電算処理に係る入出力帳票又はパンチカード、紙テープ、マークカード、磁気テープ、磁気ディスク、磁気ドラムその他の媒体に記録されているデータで公益を目的とする事務で、市民の福祉の増進に寄与し、かつ、市民の個人的秘密を侵害するおそれがないと市長が特に認めるものであること。

(データ保護の基準及び安全管理)

第3条 電算処理を外部へ委託するに当たっては、次に掲げる事項を基準とし、データの漏えい、滅失、き損等の防止に努めなければならない。

(1) 法令に基づき守秘するもの

(2) 外部に知られることの不適当なもの

(3) 漏えいが行政の信頼性や執行を阻害するおそれのあるもの

(4) 滅失、き損した場合復元の困難なもの

(個人データの記録制限)

第4条 次に掲げる個人データは、電算処理を行ってはならない。

(1) 思想、信条及び宗教に関する事項

(2) 人種及び社会的身分に関する事項

(3) 犯罪に関する事項

2 前項に定めるもののほか、電算処理によって市民の個人的秘密を不当に侵害するおそれがあると認められる個人データは、電算処理を行ってはならない。

(個人データの開示)

第5条 市長は、電算処理に個人データが記録されている者から自己に関する個人データの内容についての開示の請求があったときは、当該請求に係る内容を開示するものとする。

(個人データの訂正及び削除)

第6条 電算処理に個人データが記録されている者は、自己に関する個人データの内容に誤りがあると認めるときは、市長に対して内容の訂正又は削除を求めることができる。

2 市長は、前項の請求があった場合、その内容を調査し、当該請求が正当であると認めるときは、速やかにこれを訂正し、又は削除しなければならない。

(データ保護者等)

第7条 電算処理業務に係るデータの保護に当たるため、次のとおりデータ保護者を置く。

(1) データ保護管理者

総務課の課長及び主管業務の全部又は一部を電算処理させる課等の課長等をデータ保護管理者(以下「管理者」という。)とする。

(2) データ保護担当者

管理者の業務を補佐する者として、データ保護担当者(以下「担当者」という。)を置く。担当者は、データを取り扱う班長を充てる。

(3) データ保護補助者

担当者の業務を補佐する者としてデータ保護補助者(以下「補助者」という。)を置く。補助者は、データを取り扱うすべての職員とする。

(データ管理のための連絡組織)

第8条 電算処理に係るデータ保護の的確な管理を図るため総務課管理者を長とし、関係課等の管理者又はこれに相当する者を構成員とするデータ管理のための連絡組織を設置し、必要に応じて連絡調整を行うものとする。

(委託契約)

第9条 委託契約の締結に当たっては、委託の可否及び委託条件等の決定について、当該業務の管理者の決定を経て、所定の手続に従い次の条項を明記して委託契約を行うものとする。

(1) 委託業務の秘密保持

(2) 委託業務の再委託の禁止

(3) 委託物件の目的外使用の禁止

(4) 委託物件の複製の禁止

(5) 委託物件に関する事故通告義務と損害賠償及び契約解除規定

(6) 委託物件の管理条件

(物件の授受)

第10条 委託業務に提供する資料及び委託処理物件の授受については、次による。

(1) 提供資料は、委託業務の処理に必要なものに限定する。

(2) 提供資料は、その内容識別を困難にするため極力記号化する。

(3) 提供資料及び委託処理物件の授受は、処理依頼書により行う。

(4) 委託業務の処理が完了したときは、提供資料と委託処理物件の内容について双方立会いのもとに検査を行う。

(保管データの使用管理)

第11条 各管理者の所管物件であるデータを他部門管理者が自らの所管業務に関連して利用しようとするときは、事前に当該他部門管理者が必要とするデータの利用目的、項目、範囲等を文書に明記し、当該データを所管する管理者の承認を得たうえ利用するものとする。

2 各管理者の所管物件であるデータについて、その所管業務に関連して外部機関から提供の要請を受けた場合、当該管理者は所管業務を遂行する目的の範囲内において、その可否を決定し提供する場合は、当該データの利用目的、項目、範囲等を明確にし、秘密保持のため前項の定めに準じ取り扱うものとする。

(検査)

第12条 管理者は、自己の所管に属するデータについて必要と認めるときは、所管外部門、委託先を問わず随時立入りし、所管データの運用管理の実態について検査を行うなど、秘密保持に万全を期するものとする。

(調整)

第13条 この要領に定めのない事項の処理については、別に定める。

附 則

この要領は、昭和59年4月1日から施行する。

附 則(平成2年訓令第8号)

この訓令は、平成2年12月1日から施行する。

附 則(平成6年訓令第19号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第2号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

電子計算処理を委託する場合におけるデータ保護取扱要領

昭和59年3月30日 訓令第1号

(平成19年4月1日施行)