○室戸市文書規程

昭和34年3月1日

訓令第2号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 文書の取扱いについては、別に定めるもののほかは、この規程の定めるところによる。

(文字、文体及び用語)

第2条 漢字及び仮名遣いは、努めて常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)により、文体及び用語はできるだけ平易にし、難解である字句をさける。

(文書の区分)

第3条 文書は、おおむね次のように区分する

(1) 条例 地方自治法第14条の規定により議会の議決を経て制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により市長が制定するもの

(3) 告示 市がその決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの

(4) 公示 前号以外で一般又は一部に告知するもの

(5) 訓令 職員又は所属公所に対し指揮命令するもの

(6) 内訓 訓令又は訓で機密に属するもの

(7) 訓 訓令で公表を要しないもの

(8) 達 特定の個人又は団体に対して職権をもって特定事項を命令し、禁止し、停止し、又は取り消すもの

(9) 指令 申請(願)に対して許可若しくは認可(許可又は認可しない場合を含む。)又は指示命令するもの

(10) 上申 上司又は諸官公庁に申告するもの

(11) 申請(願) 許可又は認可を請うもの

(12) 具申 情状を上申するもの

(13) 副申 上司又は諸官庁に進達する文書に意見を副えるもの

(14) 内申 上司又は諸官庁に内密に申告するもの

(15) 伺  上司又は諸官公庁の指揮を請うもの

(16) 報告 事務上の状況その他を成規によって報告するもの

(17) 通知 事実を開示して通知するもの

(18) 照会 回答を求めるもの

(19) 回答 照会に応ずるもの

(20) 嘱託(委嘱) 事務処理その他一定の行為を依託するもの

(21) 依頼(嘱託) 事務その他一定の行為を依頼するもの

(22) 証明 一定の事実を証明するもの

(23) 辞令 命令、任免、給与又は一定の職務を命ずるもの

(24) 諮問 一定の機関に対し法令上定められた事項について意見を求めるもの

(25) 答申 諮問を受けた機関がその諮問に対して意見を述べるもの

(26) 進達 経由すべきものとされている申請書、願書等を関係官公署に取り次ぐもの

(27) 建議 諮問機関等がその属する行政機関等に対し、一定の意見を申し出るもの

(28) 通達 上級機関又は上司が、その所掌事務について下級機関又は所属職員に対して主として職務運営上の指揮命令をするもの

(29) 依命通達 上司から命を受けた特定事項を自己の名で行う通達

(30) その他 協議、請求、督促、伝達、願出、届出するもの

(書式文例)

第4条 前条に掲げる文書の書式文例は、大略次のとおりとする。

画像画像画像画像

(番号)

第5条 条例、規則、告示、訓令、内訓及び訓は、各種類ごとに主管課において一連番号を付し、令達簿(別記様式第1号)に登録しなければならない。

2 前項以外の文書は、受付(発送)件名簿(別記様式第2号及び別記様式第3号)により一連番号を付し登録しなければならない。

第2章 文書の処理保存

(文書の受理)

第6条 到達した文書(電報を含む。以下同じ。)は、総務課において受領し、次の各号によって処理しなければならない。

(1) 親展文書は、封かんのまま名宛人に配布する。

(2) 前号以外の文書は、総務課において開封して受付件名簿に登録し、受付印(別記様式第4号)を押して年月日及び番号を記入ののち直ちに主管課長に配布する。ただし、窓口限りで処理することのできる程度の文書及び名宛人の文書並びに戸籍関係文書は、そのまま封皮を添え主管課長に配布する。

(3) 電報は、一般文書より先に処理しなければならない。

(4) 貨幣、金券、有価証券及び書籍並びにその他の物品は、金券送達簿又は物品送達簿(別記様式第5号)に記載し、主管課長に配布して受領印を受けなければならない。

2 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署であるとき又は公務に関する文書と認められるときに限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(課の受理)

第7条 主管課に直接提出された文書は、当該課備付受付件名簿に登録して処理しなければならない。

(文書の処理)

第8条 主管課長は、配布された文書のうち重要と認めるものは、更に副市長、市長の査閲を経たのち自ら処理するもののほかは、適当な指示を与えて課員に配布しなければならない。

(処理期限)

第9条 文書を受け付けたときは、期限のあるものは必ず期限までに、その他のものは遅滞なく速やかに処理しなければならない。

(立案)

第10条 受理した文書の処理の案及び文書の発議は、主管課において起案用紙(別記様式第6号)を用いて立案し、上司の決裁を受けなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 軽易な事件であって受理文書の余白に立案を記入して処理のできるもの

(2) 願届出等であって違式、誤り等により訂正のため付せんで処理するもの。

(3) 閲覧に止めるもの

(4) 例文によって処理するもの

(5) 決裁簿によって処理するもの

(6) 処理の形式に関して別に規定があるもの

2 立案の事件が他の課に関連するものは、課又は出納その他の会計事務に関係のあるものは会計管理者に合議の上、決裁を受けなければならない。

(議会に提案する文書)

第11条 市議会に提案する文書は主管課において立案し、総務課に合議の上市長の決裁を経て原案を総務課に送付しなければならない。

2 総務課は、原案の送付を受けたときは、提案の手続をとらなければならない。

(発送の手続)

第12条 発送文書は、総務課の審査を受け、決裁を経て主管課備え付けの発送件名簿に登録し総務課に回付しなければならない。

2 総務課は、前項の規定により回付を受けたときは、浄書校合し、原議に控えを添えて主管課に返却し、郵送すべきものは、郵便切手葉書受払簿に発送年月日、発送先、郵便の種別その他料金を記入し郵送手続を、直ちに配達すべきもののうち重要な文書は文書送達簿(別記様式第7号)に発送年月日、発送先を記入して送達手続をとらなければならない。

3 執務時間外又は休日に発送を要する文書及び物品は、主管課において整理し、当直員に交付しなければならない。

(文書の保存年限)

第13条 文書は、4種類にわかち、その保存年限を次のように定める。

第1種 永久

第2種 10年

第3種 5年

第4種 2年

2 前項の保存年限は、完結した翌年からこれを起算する。

(保存区分)

第14条 前条に掲げる第1種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 基本財産、各種積立金その他財産の管理処分に関する書類

(2) 条例、規則、規程及び告示に関する原議

(3) 会計諸種の台帳又は原簿の類であって重要な書類

(4) 市議会決議書及び市議会に関する重要な書類

(5) 事務引継に関する書類

(6) 訴訟及び異議に関する書類

(7) 許可、認可、契約等に関する書類中永久保存の必要のあるもの

(8) 重要統計書類及び地図類

(9) 職員の進退、賞罰及び恩給等に関する書類

(10) 履歴書

(11) 公の施設の設置、変更若しくは廃止に関する書類

(12) 権利の設定、変更及び移転に関する書類

(13) 市が経営する重要な事業又は施設に関する書類

(14) その他永久に保存を要し、又は参考となるべき書類及び市政の沿革を知るに必要な文書

2 前条に掲げる第2種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 法令に従い処理したもので永久保存の必要のないもの

(2) 市議会に関する書類で永久保存の必要のないもの

(3) 決算の終わった金銭物品に関する書類

(4) 監督官公署(申請、上申、報告及びその指令)に関する書類で永久保存の必要のないもの

(5) 歳入歳出予算書類

(6) 許可、認可、契約等に関する書類中第1種に属しないもの

(7) 統計報告書類

(8) 事務経理簿及び令達簿

(9) その他10年保存の必要があると認める書類

3 前条に掲げる第3種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 調査を終了した諸報告及び統計材料

(2) 台帳登録を終了した諸申請書類

(3) 選挙に関する書類(ただし、次期選挙の終わらないものは除く。)

(4) その他5年間保存の必要があると認める書類

4 第1種、第2種及び第3種に属しない文書は、すべて第4種(2年)保存に編入するものとする。

(種別の変更)

第15条 前条の規定によって処理した文書であっても、その後において事情の変遷があったときは、市長の決裁を経てその種別を変更することができる。

(文書取扱主任の完結文書の処理)

第16条 各種別毎に区分された完結文書は、次の各号によって処理しなければならない。

(1) 第1種、第2種及び第3種に属するものは、文書引継簿(別記様式第8号)に所要事項を記入し、これを完結文書に添えて4月及び11月の末日に総務課へ提出し保存する。

(2) 第4種に属するものは文書保存索引簿(別記様式第9号)に所要事項を記入し、これを4月、11月の各末日に主管課において保存する。

(3) 前号の規定により保存した文書の保存期間が満了したときは、当該文書に文書保存索引簿を添えて総務課に引き継ぐこと。

(総務課の完結文書の処理)

第17条 総務課が前条第1号の規定により文書の引継簿の提示を受けたときは、文書件名簿又は令達番号簿に所要事項を記入し、完結印を押して当該文書引継簿を返さなければならない。

(編纂保存の方法)

第18条 完結文書は、種別及び標目別に暦年(会計に属するものは会計年度。以下同じ。)によって編纂したうえ別記様式第10号によって装幀し、索引を付して保存しなければならない。

(文書保存台帳)

第19条 第1種、第2種又は第3種に属する編纂文書については、総務課に文書保存台帳(別記様式第11号)を備え、所要事項を記載し、常に整理しておかなければならない。

(第1種第2種又は第3種に属する文書の整理)

第20条 第1種、第2種又は第3種に属する編纂文書は、種別、課、室別及び年別に区分し、倉庫内に整理保存しなければならない。

(保存文書の管理)

第21条 保存文書は、虫害、湿気、盗難又は火災等のため損傷し、又は滅失することのないように注意し、かつ、毎年1回文書保存台帳と照合しなければならない。

(保存文書の借覧)

第22条 保存文書を借覧しようとする者は、自ら総務課備付けの文書貸与簿(別記様式第12号)に所要の事項を記入し、認印を押さなければならない。ただし、一時閲覧の場合は、総務課長の承認を受けて倉庫内又は総務課長の指示する場所で閲覧することができる。

2 保存文書の借覧期間は、貸出の日から10日以内とする。ただし、借覧期間中であっても借覧人が不在となるとき又は総務課長の要求があったときは、直ちに返却しなければならない。

(保存文書の持出)

第23条 保存文書は、市長の許可を受けなければ庁外に持ち出すことはできない。

(部外者の閲覧又は謄写)

第24条 市の職員以外の者から保存文書の閲覧又は謄写の申出があったときは、総務課長は主務課長と合議のうえ、市長の許可を受け、総務課員が立会のもとに閲覧させ、又は謄写させなければならない。

(保存文書の廃棄)

第25条 保存期間を経過した文書は、総務課長及び主務課長において合議のうえ市長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし、文書保存索引簿及び索引又は、文書保存台帳は保存しなければならない。

2 保存期間中の文書であっても保存の必要がなくなったものは、総務課長及び主務課長において合議のうえ市長の決裁を経て廃棄することができる。この場合には、前項ただし書の規定を準用する。

(廃棄文書の処置)

第26条 廃棄すべき文書は、文書保存台帳に廃棄年月日を記入し、総務課文書編纂主任者の認印を押し、廃棄文書目録を添えて会計課に引き渡さなければならない。

2 廃棄すべき文書中に機密に属するもの又は印章その他転用のおそれのあるものがあるときは、総務課において塗抹又は裁断しなければならない。

附 則

この訓令は、昭和34年3月1日から施行する。

附 則(昭和35年訓令第2号)

この訓令は、昭和35年7月1日から施行する。

附 則(昭和38年訓令第6号)

この訓令は、昭和38年7月1日から施行する。

附 則(昭和40年訓令第4号)

この訓令は、昭和40年8月10日から施行し、昭和40年7月1日から適用する。

附 則(昭和43年訓令第10号)

この訓令は、昭和43年4月1日から、第12条の規定は、昭和43年7月1日から施行する。

附 則(昭和46年訓令第13号)

この訓令は、昭和46年6月1日から施行する。

附 則(昭和55年訓令第4号)

この訓令は、昭和55年5月31日から施行し、昭和55年5月1日から適用する。

附 則(昭和60年訓令第6号)

この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。

附 則(平成2年訓令第8号)

この訓令は、平成2年12月1日から施行する。

附 則(平成6年訓令第36号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第3号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令第8号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令第5号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

室戸市文書規程

昭和34年3月1日 訓令第2号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和34年3月1日 訓令第2号
昭和35年7月1日 訓令第2号
昭和38年7月1日 訓令第6号
昭和40年8月10日 訓令第4号
昭和43年4月1日 訓令第10号
昭和46年5月28日 訓令第13号
昭和55年5月31日 訓令第4号
昭和60年3月30日 訓令第6号
平成2年11月20日 訓令第8号
平成6年3月31日 訓令第36号
平成12年3月31日 訓令第3号
平成14年3月29日 訓令第8号
平成17年3月25日 訓令第5号
平成19年3月27日 訓令第10号