○室戸市議会事務局処務規程

昭和38年10月1日

議会規程第1号

第1章 総則

第1条 室戸市議会事務局(以下「事務局」という。)書記の職は、次のとおりとする。

次長、班長及びその他の職員

第2条 事務局長は、議長の命を受け事務を処理し職員を監督する。

2 事務局長に事故があるときは、次長がその事務を代行することができる。

(班)

第3条 事務局に議事班を置く。

(分掌事務)

第4条 議事班の分掌事務は次のとおりとする。

(1) 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿、勤務年数調を含む。)に関すること。

(2) 文書物件の収受、発送、保管に関すること。

(3) 公印の保管に関すること。

(4) 議員の出欠(出席簿の作成、保管、欠席届の受理)に関すること。

(5) 議員報酬費用弁償に関すること。

(6) 議会費の予算要求並びに物品、消耗品等の受理連絡等に関すること。

(7) 儀式交際に関すること。

(8) 慶弔に関すること。

(9) 議会の公報資料に関すること。

(10) 図書室の整備管理に関すること。

(11) 議長会に関すること。

(12) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。

(13) 職員の服務及び規律厚生に関すること。

(14) 議事日程及び諸般の報告に関すること。

(15) 議案請願陳情の収受、配布、送付に関すること。

(16) 議会の本会議の議事に関すること。

(17) 議会における選挙に関すること。

(18) 会議次第記録に関すること。

(19) 会議録、議決書の調整保管に関すること。

(20) 議会の傍聴人に関すること。

(21) 議場その他委員会室の管理取締に関すること。

(22) 委員会に関すること。

(23) 委員会記録に関すること。

(24) 公聴会に関すること。

(25) 条例、規則の制定、改廃に関すること。

(26) 議会関係諸規程の制定、改廃に関すること。

(27) 請願、陳情、建議及び意見書等に関すること。

(28) 各議案審議に必要な資料の収集に関すること。

(29) 事業、事務の調査、研究に関すること。

(30) 統計資料の作成に関すること。

(31) 各種行政に関する世論情報の収集整理に関すること。

(32) 各種法規の調査、研究に関すること。

第5条 議長は、特別の必要があるときは、前条の規定にかかわらず特定の事務につき特別の分掌を定めることができる。

第2章 事務の専決及び代決

(事務の決裁)

第6条 議会の事務は、議長が決裁する。

(代決等をした事務の後閲)

第7条 事務局長は、代決又は代理をした事務について軽易な事項を除き、後閲に供しなければならない。

(事務局長の専決事項)

第8条 次の事項は、事務局長において専決することができる。

(1) 職員の諸給与に関すること。

(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。

(3) 職員の休暇の許否に関すること。

(4) 諸車借上及び臨時雇用に関すること。

(5) 議案その他の印刷に関すること。

(6) 議場及び議会各室の使用許否に関すること。

(7) 軽易な諸証明に関すること。

(8) その他軽易な事項の処理に関すること。

第3章 文書の整理及び保存

(文書の編さん及び保存期間)

第9条 文書の編さん部類及び保存種別は、別表による。

2 文書の保存期間は、次の4種に分ける。

第1種 永久

第2種 10年

第3種 5年

第4種 2年

3 前項の文書とは、完結した文書及び簿冊をいい、保存年限は完結した翌年度からこれを起算する。

(室戸市規程の準用)

第10条 この規程に定めるもののほか、事務処理について必要な事項は、室戸市の諸規程を準用する。

附 則

この規程は、昭和38年10月1日から施行し、昭和34年4月7日制定の室戸市議会事務局規程は、廃止する。

附 則(平成6年議会規程第1号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成9年議会規程第1号)

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成14年議会規程第1号)

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成20年議会規程第1号)

この規程は、平成20年9月1日から施行する。

別表(第9条関係)

部類

保存種別

第1類議事

第1種(永久保存)

(1) 会議録

(2) 提出議案

(3) 議決書

(4) 委員会会議録

(5) 議会に関する重要書類先例集

第2種(10年保存)

(1) 議員総会記録

(2) 議会運営委員会会議録

第3種(5年保存)

(1) 議会において行う各種選挙の投票

(2) 議会に関する書類

(3) 議長会に関する書類

第2類庶務

第1種(永久保存)

(1) 職員その他人事に関する重要書類

(2) 庶務に関する重要書類

第3種(5年保存)

議員報酬費用弁償各種領収書

第4種(2年保存)

(1) 予算に関する書類

(2) 庶務に関する書類

第3類簿冊

第1種(永久保存)

(1) 議会議員及び各種委員名簿

(2) 備品台帳

第3種(5年保存)

(1) 議員出席簿

(2) 議員報酬費用弁償請求整理簿

(3) 出張命令簿

第4種(2年保存)

(1) 予算差引簿

(2) 職員時間外勤務命令簿及び整理簿

(3) 文書整理簿

(4) 会議室使用簿

(5) 送達簿

備考 前記以外の文書は、適当と認める保存種別に組み入れるものとする。

室戸市議会事務局処務規程

昭和38年10月1日 議会規程第1号

(平成20年9月1日施行)